Факсимиле в документообороте: в каких случаях использование допустимо?

Использование факсимиле допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Хотя и прямого разрешения на использование факсимиле в договорах и иных документах с контрагентами законодательство не содержит, судебная практика исходит из того, что факсимиле все же допустимо, но только при наличии прямого соглашения сторон (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.01.2022 г. №Ф10-6305/21).

Одновременно существует ряд документов, где использование факсимиле исключено. Такими документами являются: доверенности, платежные документы и иные документы, имеющие финансовые последствия (Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 01.04.2004 г. №18-0-09/000042, Апелляционное определение Московского городского суда от 26.11.2025 г. по делу №33-30934/2025), а также документы в рамках государственных и муниципальных закупок (Письмо Министерства экономического развития Российской Федерации от 11.06.2010 г. №Д22-839).

При этом к документам, которые можно подписывать таким образом, судебная практика относит:

• договоры и дополнительные соглашения к ним (если стороны согласуют использование факсимиле);
• страховые и медицинские полисы;
• благодарственные письма, почётные грамоты, листы о награждении в работе и учёбе;
• приглашения, извещения, уведомления;
• служебные удостоверения;
• патенты;
• внутренние документы организации: отчёты, письма и др.

Использование факсимиле связано не только с формальными ограничениями, но и с существенными правовыми последствиями.

‍

1. Налоговые риски:

• Счета-фактуры, подписанные факсимиле, не дают права на налоговый вычет по НДС (Определение Верховного суда Российской Федерации от 16.07.2021 г. №307-ЭС21-10502, Постановление Президиума Высшего Арбитражного суда Российской Федерации от 27.09.2001 г. №4134/11);
• Расходы по налогу на прибыль, подтвержденные документами с факсимиле, могут быть не признаны к учету и исключены из налоговой базы (Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 10.06.2021 г. № 03-11-11/45946);
• Возможны доначисления налогов, штрафы и пени в связи с тем, что ФНС России может признать документы, подписанные факсимиле, непредставленными.

Такие нарушения, как правило, выявляются в ходе камеральных или выездных проверок.

‍

2. Риск признания документов неподписанными:

Если возможность использования факсимиле не согласована сторонами заранее, существует риск:

• признания договора или дополнительного соглашения незаключенным, что может повлечь невозможность взыскания оплаты по сделке, признание полученных сумм неосновательным обогащением, а также необходимость повторного оформления документов;
• дальнейшего возникновения корпоративных споров (например, в случае оспаривания генеральным директором факта согласия на подписание документа), что нередко требует больших финансовых и временных затрат.

При этом само по себе использование факсимиле автоматически не влечет недействительность сделки при ее фактическом исполнении, если ни одна из сторон не инициирует спор (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 03.02.2022 г. по делу №А58-7571/2020).

‍

3. Риск автоматического принятия работ/услуг:

В договорах нередко стороны прописывают условие, согласно которому в случае неподписания заказчиком акта в установленный срок такой акт считается подписанным, а работы/услуги — принятыми. Использование факсимиле при подписании акта может повлечь следующие последствия:

• повышается риск несанкционированного использования факсимиле неуполномоченными сотрудниками / третьими лицами, что может привести к подписанию актов без фактической проверки работ;
• при отсутствии своевременных возражений заказчика условие об автоматическом принятии работ влечет возникновение обязанности по оплате.

‍

4. Доказательственные риски:

Суды могут не признавать документы, подписанные факсимиле, допустимыми доказательствами, если стороны прямо не закрепили возможность использования подписи-клише (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2024 г. №09АП-6394/24 по делу №А40-174330/2022).

С учетом сложившейся правоприменительной практики использование факсимиле требует надлежащего правового регулирования на уровне договорной и внутренней документации. Команда C Cases рекомендует:

• прямо закреплять в договоре или отдельном соглашении возможность использования факсимиле;
• определять закрытый перечень документов для использования факсимиле, где это допустимо, и исключать из перечня документы, имеющие финансовые последствия (акты, счета-фактуры, платежные документы);
• не использовать факсимиле в документах, подача (представление) которых планируется в ФНС России;
• обеспечить контроль доступа к подписи-клише и регламент ее использования внутри организации;
• отдавать приоритет собственноручной подписи или усиленной квалифицированной подписи для значимых сделок и спорных ситуаций;
• учитывать риск непризнания документов доказательствами при построении доказательственной базы в суде.

Факсимиле может использоваться в гражданском обороте как инструмент оптимизации документооборота, однако его применение допустимо лишь при соблюдении установленных ограничений и при наличии прямого соглашения сторон. Сложившаяся судебная и налоговая практика демонстрирует повышенное внимание к таким документам и, как следствие, повышенный уровень сопутствующих рисков. В отсутствие надлежащего договорного оформления и внутреннего контроля использование факсимиле может повлечь негативные правовые последствия, включая налоговые доначисления, сложности в доказывании и возникновение спорных обязательств.

Если Вы используете / планируете использовать факсимиле, и Вам необходимо оценить связанные с этим риски для корректного выстраивания документооборота, команда C Cases может предложить решение, адаптированное под Ваши задачи и специфику деятельности.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации;
2. Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 10.06.2021 г. № 03-11-11/45946;
3. Письмо Министерства экономического развития Российской Федерации от 11.06.2010 г. №Д22-839;
4. Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 01.04.2004 г. №18-0-09/000042;
5. Определение Верховного суда Российской Федерации от 16.07.2021 г. №307-ЭС21-10502;
6. Постановление Президиума Высшего Арбитражного суда Российской Федерации от 27.09.2001 г. №4134/11;
7. Апелляционное определение Московского городского суда от 26.11.2025 г. по делу №33-30934/2025;
8. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2024 г. №09АП-6394/24 по делу №А40-174330/2022;
9. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 03.02.2022 г. по делу №А58-7571/2020;
10. Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.01.2022 г. №Ф10-6305/21.

‍